新型コロナウイルスの感染拡大を機に広告業界でもリモートワークが広く定着し、2022年にはほとんど常態化したとされています。
しかし、対面機会の減少に伴い、コミュニケーション不足やクリエイティブな連携の難しさなど新たな課題も生まれました。
それでも、適切なコラボレーションツールを活用すればリモートでもオフィス勤務に劣らない生産性を発揮できます。
実際、会議やブレーンストーミングなど従来オフィスで行っていた作業もオンラインツールで遜色なく実施可能です。
本記事では、広告業界のリモート共同作業を成功させるために、効果的なツール選定のポイントと円滑な運用のコツを紹介します。
工夫次第で、リモート環境が従業員に有益な情報をもたらし、創造的な働き方を加速させることも可能です。
ぜひ自社のチームに取り入れ、リモート下でも生産性の高いコラボレーションを実現しましょう。
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リモート共同作業を支えるツール選定のポイント
リモートで円滑に共同作業を行うには、目的に合ったツールの導入が欠かせません。
それぞれのツールの特徴を理解し、チームの業務内容やスキルセットに適したものを選ぶことが重要です。
ここでは主要なカテゴリごとに、ツール選定のポイントを解説します。
コミュニケーションツール（チャット・ビデオ会議）
離れて働くメンバー同士が密に連絡を取り合うには、チャットやビデオ会議ツールが不可欠です。
SlackやMicrosoft Teams、Chatworkなどのビジネスチャットはコロナ禍以降多くの企業で導入が進み、現在では中小企業を含め日常業務に定着しています。
テキストによる気軽なやりとりに加え、必要に応じて音声通話やビデオ会議に切り替えて議論できる点が利点です。
また、ZoomやGoogle Meetといったオンライン会議ツールも社内ミーティングで広く活用されています。
チャットでの素早い情報共有と、ビデオ会議での対話を使い分けることで、リモートでも意思疎通の密度を高めることができます。
さらに、広告代理店ではクライアントや外部パートナーとの協働も多いため、外部ユーザーを招待しやすいツールを選ぶとなお良いでしょう。
例えばSlackのSlack Connect機能を使えば、企業の垣根を越えて1つのチャネル上でやりとりでき、社内外のスムーズなコラボレーションが実現します。
プロジェクト・タスク管理ツール
プロジェクトの進行をリモートで管理するには、タスク管理や進捗共有のためのツールが役立ちます。
Excelやスプレッドシートでの管理も可能ですが、メンバーが多い場合は専用のタスク管理・プロジェクト管理ツールを導入した方が見通しが良く効率的です。
代表的なものにTrelloやAsana、Jira、Basecampなどがあります。
こうしたツールを用いれば、プロジェクトごとのタスクや期限を一覧できるため、誰が何を担当し締切がいつかをチーム全員が一目で把握できます。
例えばAsanaでは各プロジェクトの締切や進捗を可視化でき、SlackやGmailとも連携してタスクの確認や依頼が行えます。
リモート環境下ではメンバー間で進捗状況を共有しやすい仕組みを整えることが肝心です。
ファイル共有・ドキュメントコラボレーション
クリエイティブ制作物や資料のファイル共有には、クラウドストレージやオンライン文書ツールが欠かせません。
各メンバーがローカルPC上でファイルを管理すると、最新データの所在が分からなくなったり情報漏洩のリスクが高まります。
そこで、DropboxやGoogleドライブ等のクラウドストレージを用いてファイルを一元管理しましょう。
在宅勤務ではクラウドベースのファイル共有システムが必須であり、Dropboxなら比較的低コストで大容量ストレージを確保できます。
また、GoogleドキュメントやMicrosoft 365のようなオンライン編集ツールを活用すれば、複数人が同時にひとつの資料を編集できます。
オフィスソフトは日頃使い慣れているものを導入すると操作の戸惑いが少なく、GoogleやMicrosoftのオンラインツールは互換性も高いためセットで導入するのも良いでしょう。
クラウド上で常に最新バージョンに更新されるため、メンバー間のバージョン不一致を防げる点もメリットです。
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クリエイティブ制作・アイデア共有ツール
広告業界では、デザインやコンセプトのブレーンストーミングなどクリエイティブな共同作業をオンラインで行う機会も多いでしょう。
発想を膨らませるオンラインホワイトボード系のツール（Miro、Muralなど）は、離れた場所にいるチームでも同時に付箋を貼ったり図解したりしながらアイデア出しができます。
例えばMuralにはブレストセッション用のテンプレートが用意されており、既定のフォーマットに沿ってミーティングを進行することで効果的に成果を出しやすくなります。
また、デザインコラボレーションツールとしてはFigmaやInVisionが代表的です。
InVisionのBoards機能では、プロジェクトに関連するデザインのアイデアや参考画像を集めてムードボードとして整理することができます。
これによりクリエイティブの方向性をチームで共有しやすくなります。
制作物のレビューや承認プロセスにも適したツールを活用しましょう。
オフィスでもクリエイティブの社内チェックには時間を要しますが、広告表現に不適切な内容がないか確認するため複数部署の承認が欠かせません。
リモート環境でメールのやり取りに頼っていると確認漏れやレスポンス遅延が生じがちですが、GoVisuallyのようにクリエイティブの承認フローに特化したツールを導入すれば、フィードバックや修正依頼を一元管理でき承認プロセスが合理化されます。
承認の手間を減らすことは在宅勤務下で生産性を上げる上でも重要なポイントです。
リモート共同作業を円滑に進める運用ポイント
ツールが揃ったら、次はそれらを どう使いこなすか という運用面の工夫が成功のカギとなります。
以下に、リモートチームを効果的に運営するためのポイントを整理しました。
- コミュニケーションルールの明確化: チーム内でメール・チャット・会議など各コミュニケーション手段の使い分けルールを決めておきます。 例えば「短い質問や共有事項はチャット、正式な連絡や議事録はメール」など指針を定めておくと混乱を防げます。
出社していれば自然と学べた社内ルールも、リモート下では明文化して新人に共有することが大切です。
- 役割分担とタスクの可視化: プロジェクト開始時にメンバー各自の役割と担当範囲を明確にし、全員で共有します。
誰が何をどこまで担当するか決まっていれば、作業の重複や抜け漏れを防げるでしょう。
さらにタスク管理ツール上で各自の作業内容や進捗履歴をオープンにしておけば、誰がいつ何を実施したか確認でき、責任の所在も明確になります。
- 非同期コミュニケーションの活用: 常にリアルタイムでやり取りするのではなく、メールやチャットへの後追い返信、共有ドキュメントでのコメントなど非同期のコミュニケーションも積極的に活用しましょう。
即時のチャットが情報整理を妨げてしまう場合もあり、状況に応じて非同期コミュニケーションを組み合わせることが生産性向上に有効です。
- 目標・ビジョンの定期共有: リモートでは各人が自分のタスクに集中するあまり、チーム全体の目的意識が希薄になりがちです。
定期的にオンライン会議等でプロジェクトの目指す方向性や解決しようとしている課題を確認し合い、価値観をチームで共有しましょう。
共通のゴールへの認識をすり合わせることで、一体感を持って協働しやすくなります。
- エンゲージメントと信頼関係の維持: 雑談や気軽な相談がしにくいリモート環境では、放っておくとメンバーのエンゲージメントが低下しがちです。
意識的に雑談用のチャットチャンネルを用意したり、週に一度オンラインで部署を超えたランチミーティングを開催するなど、コミュニケーション活性化の場を設けましょう。
必要に応じて定期的に対面で集まる機会をつくることも検討するとよいでしょう。
- ツール環境の統一とセキュリティ対策: チームで利用するツールやそのバージョンは統一し、メンバー全員が同じ環境で作業できるようにします。
メンバー間で異なるツールを使っているとデータ互換性の問題が生じたり、習熟度の差で効率に影響が出るため注意が必要です。
また、ファイル共有時には全員に編集可能なアクセス権限が付与されているか事前に確認し、権限漏れによる作業停滞を防ぎましょう。
さらに、社外秘のデータや顧客情報を扱う場合は、アクセス制限やVPNの活用などセキュリティ面の対策も欠かせません。
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最後に、リモート共同作業の土台となるセキュリティ対策について注目しておきます。
社内システムや機密情報をリモートから扱う際には、アクセス制御や接続の安全性を確保することが重要です。
その手段の一つが固定IPアドレス＋VPNの活用です。
特定のIPアドレスからのみシステムに入れるように制限をかければ、不正なアクセスを防ぎつつメンバーのログを一元管理することができます。
こうしたセキュアなリモートアクセスを手軽に実現できるサービスがロリポップ！固定IPアクセスです。
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1つの固定IPをチーム内の複数メンバーで共有利用できる柔軟性も備えています。
例えば、社内の広告運用ツールやファイルサーバーを固定IPからのみアクセス可能に設定し、チーム全員がロリポップ！固定IPアクセス経由で接続するようにすれば、オフィス外からでも安全に業務システムを利用できます。
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