テレワーク（リモートワーク）が定着する中、「業務効率（生産性）を維持しつつ情報セキュリティを確保できるか」は多くの企業にとって大きな課題です。
実際、テレワーク導入時の課題として半数以上の企業が「セキュリティの確保」を挙げており、生産性向上とセキュリティ対策は切り離せない関係にあります。
その一方で、セキュリティを重視するあまり利便性が損なわれてしまうと、ツールが使われなくなったり運用が形骸化したりして生産性が低下する恐れもあります。
そこで本記事では、テレワークでも生産性を落とさないITツールの選び方を、コミュニケーションや情報共有からリモートアクセス、セキュリティ対策までカテゴリ別に分かりやすく解説します。
初心者の方にも理解できるよう、具体的な代表ツール例や選定ポイントを紹介し、セキュリティと利便性を両立するコツに触れていきます。
コミュニケーションツール：円滑な連絡とチーム連携を支える
テレワーク下では対面でのちょっとした会話がなくなるため、社内外とのコミュニケーション不足が生じがちです。
情報伝達の遅れや認識違いは生産性低下につながるため、チャットやWeb会議などのコミュニケーションツールは必須と言えます。選定のポイントは「手軽に素早く連絡が取れること」「ファイル共有やタスク管理など付加機能で業務効率化に寄与すること」です。
またエンドツーエンドの暗号化や利用ユーザーのアクセス制御などセキュリティ面にも注目しましょう。具体的なコミュニケーションツールの例として、以下のようなものがあります。
- Slack（スラック） 世界中で利用されるビジネスチャットツール。 リアルタイムのグループチャットや音声通話・ビデオ会議機能に加え、他の業務アプリとの連携が豊富でワークフローを自動化できます。 エンタープライズ向けプランではシングルサインオン（SSO）やメッセージの保存ポリシー設定など高度なセキュリティ管理機能も備えています。
- Microsoft Teams マイクロソフトが提供する統合コミュニケーションツール。 チャットやオンライン会議はもちろん、Microsoft 365（旧Office）各種ツールとシームレスに連携できるのが特長です。 会議資料の共有から共同編集まで一つのプラットフォームで完結するため、生産性向上に直結します。 社内のAzure Active Directoryと連携したユーザー管理や多要素認証対応により、安全に社外からアクセスすることも可能です。
- Zoom／Google Meet 簡単な操作ですぐにオンライン会議を開催できるWeb会議ツール。 高品質なビデオ通話で遠隔地のメンバーとも円滑に打ち合わせができます。 パスコード設定や待機室機能による会議への不正侵入防止、通信の暗号化などセキュリティ対策もしっかりしています。 特にZoomは画面共有や録画機能が充実しており、Google MeetはGoogleカレンダーとの連動でスケジュール管理が便利です。
- Chatwork（チャットワーク） 日本企業での導入実績が多いシンプルなチャットツール。 グループチャットで社内外メンバーとの会話ができ、メッセージにToDo（タスク）を紐づける機能を持つため、会話からそのままタスク管理が可能です。 UIが直感的で初心者にも扱いやすく、IP制限機能付きのエンタープライズプランを利用すれば社外からのアクセス制御も行えます。
セキュリティのポイント いずれのコミュニケーションツールも、利用時には利用者認証の強化とアクセス権限の管理が重要です。ユーザーごとに閲覧・投稿できる範囲を適切に設定し、管理者は不要なゲスト招待や公開リンクがないか定期的にチェックしましょう。 また、可能であれば多要素認証(MFA)に対応したサービスを選び、ログイン時にワンタイムコードや生体認証を要求することでアカウント乗っ取りリスクを低減できます。 チャットツール内に機密情報を投稿する際は、サービス提供企業のデータ管理ポリシーや暗号化の仕組みにも目を通し、社外流出のリスクが小さい信頼性の高いツールを選定しましょう。
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ドキュメント共有ツール：共同編集とナレッジ管理で効率アップ
離れた場所にいるチームメンバー同士が同じ資料を編集・閲覧できるドキュメント共有ツールは、テレワーク下での共同作業に欠かせません。
メールでファイルをやり取りしていては版数管理が煩雑になり非効率ですし、誤って古い資料を参照するといったミスも起こりがちです。
クラウドベースのドキュメント共有ツールを導入すれば、最新情報をリアルタイムで共有できて業務の抜け漏れを防げます。
選ぶポイントは「複数人で同時編集できること」「編集履歴やバージョン管理ができること」「社外共有の可否や権限設定など情報漏えい対策が充実していること」です。
- Googleドキュメント／スプレッドシート Google Workspaceに含まれるオンライン文書・表計算ツールで、複数ユーザーが同時に編集可能です。 リアルタイムに他メンバーのカーソル位置や入力内容が確認できるため、リモート環境でもスムーズに共同作業ができます。 文書ごとに「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」と権限を細かく付与でき、社外共有用のリンクには有効期限やパスワード設定も可能です（Google Workspace管理者によるポリシー制御機能あり）。
- Microsoft 365（SharePoint/OneDrive） マイクロソフトのクラウド型オフィススイート。 WordやExcelなどおなじみのOfficeファイルをオンライン編集でき、SharePointやOneDriveで組織内のドキュメントを一元管理できます。 社内ポータルやチームサイト上でファイル共有・Wiki運用も行え、編集内容はバージョン履歴として保存されるため誤編集時もロールバック可能です。 Azure ADと連携したアクセス制御やデータ漏えい防止(DLP)機能も備えており、社内のセキュリティポリシーに沿った使い方ができます。
- Notion／Confluence ドキュメントだけでなく議事録・プロジェクト計画・ナレッジベースなどを一元管理できるコラボレーションツール。 Notionは直感的なブロックエディタで誰でもWikiページを作成・共有でき、画像や動画埋め込み、タスクボード機能などオールインワンの情報共有が可能です。 Confluenceは主にエンジニアリング組織で使われることが多い企業向けWikiで、Jiraなど他の業務ツールと連携し議論の履歴を蓄積できます。 権限グループごとに閲覧・編集を制限したり、ページ単位で閲覧制限をかけることで社外秘情報の管理も安心です。
セキュリティのポイント ドキュメント共有ツールでは、社外への誤共有や権限設定ミスによる情報漏えいに注意が必要です。 ツール選定時には、リンク共有時に閲覧パスワードや有効期限を設定できるか、社内メンバーのみアクセス許可するドメイン制限機能があるかを確認しましょう。 無料プランでは細かな権限管理ができない場合も多いため、機密性の高い資料を扱う場合は企業向け有料プランの利用がおすすめです。 また、社内のファイルサーバーにVPN経由でアクセスさせる方法もありますが、クラウドツールを使う場合は通信経路の暗号化やデータの保存場所（国内サーバーか海外か）などもチェックし、自社のセキュリティ基準に合ったサービスを選びます。 ツール導入後は定期的にアクセス権の棚卸しを行い、プロジェクト終了者や外部共有リンクの残存を確認して不要な権限は速やかに削除する運用が重要です。
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タスク管理ツール：見える化で進捗遅延を防止
テレワークではメンバーの仕事ぶりが見えにくいため、業務の進捗状況を把握しづらいという課題があります。そこで役立つのがタスク管理（プロジェクト管理）ツールです。
各メンバーの担当タスクや締切をオンライン上で「見える化」することで、上長やチーム全体で進捗を共有しやすくなります。
自律的なリモートワークには自己管理が欠かせませんが、タスク管理ツールを導入すればメンバー同士でフォローし合えるためモチベーション維持にもつながります。
選定ポイントは「操作が簡単で直感的に使えること」「通知やコメント機能でチーム内コミュニケーションを促進できること」「メンバーごとのアクセス権限や公開範囲を設定できること」です。
- Trello（トレロ） かんばん方式でタスクを管理できる代表的なツール。 付箋を貼るような感覚で「ToDo」「進行中」「完了」とカードをボード上で移動でき、視覚的に進捗を把握できます。 シンプルなUIゆえに新人でも抵抗なく使え、各カードに担当者や期限、チェックリストを設定してチーム全員で共有可能です。 無料版でも基本機能は使えますが、ビジネス向けプランではワークスペースごとに閲覧権限を限定したり、外部ユーザーをゲストとして招待する管理機能が強化されています。
- Asana（アサナ） プロジェクト単位でタスクを体系的に管理できる高機能ツール。 ガントチャートやカレンダービュー、ワークロード管理などプロジェクトマネジメントに必要な機能が充実しています。 各タスクにはコメント欄があり、関連するファイルも添付して議論を一元管理できます。他のツールとの連携や自動化も強力ですが、その分操作に習熟が必要なため、まずは小規模チームから段階的に導入すると良いでしょう。 アクセス権はプロジェクトごと・タスクごとに細かく設定可能で、機微情報を扱うプロジェクトは非公開プロジェクトとしてメンバー限定にすることで安全性を担保できます。
- Backlog（バックログ） 日本製のプロジェクト管理ツールで、ソフトウェア開発から一般業務まで幅広く活用されています。チケット駆動型で課題（タスク）を登録し、状態や優先度、担当者を管理できます。 Wikiやファイル共有機能も内蔵しており、タスク関連の資料をまとめて参照可能です。 変更履歴の追跡やGitリポジトリ連携といったITプロジェクト向け機能がありますが、ガントチャートなど一般の業務管理にも役立つ機能も備えています。 プロジェクト単位で閲覧ユーザーを制限でき、社外協力者を閲覧専用ユーザーとして招くことも可能です。 オンプレミス版も提供されており、自社サーバーに設置して社内LANからのみアクセスさせるといった厳格な運用もできます。
セキュリティのポイント タスク管理ツールでは社内の進捗情報や顧客案件に関する情報を扱うため、外部に漏れては困るデータが含まれることもあります。 基本的にはユーザー招待制でクローズドな空間ですが、メンバー管理の不備による情報流出に注意しましょう。 例えば退職者がタスク管理ツール上に残ったままになっていないか、プロジェクトに不要なメンバーが含まれていないかを定期的に確認します。 また、ツールによってはプロジェクトの公開範囲をインターネット上に公開できる設定がありますが（オープンソースプロジェクト用など）、社内利用の場合は必ず非公開設定にしておきます。 クラウド型のタスク管理ツールを選ぶ際には、通信の暗号化は標準として、プロバイダがどの程度厳密なセキュリティ監査を受けているか（SOC2認証取得など）も判断材料にすると良いでしょう。 万一ツールに障害が発生した場合でもデータのバックアップがあるか、エクスポート機能でローカル保存できるかといった点も確認し、安全かつ継続的に運用できるものを選定してください。
ファイルストレージ：大容量ファイルも安全に保管・共有
テレワークでは紙の資料を直接手渡しできないため、ファイルの電子化とオンライン共有が基本となります。
図面や動画など大容量ファイルをメール添付すると容量制限に引っかかったり、社内ネットワークに置いたファイルに外部からアクセスできず困るケースも多いでしょう。
そこで、クラウド上にファイルを保管できるオンラインストレージ（ファイルストレージ）サービスを活用することが重要です。
複数拠点から同じファイルにアクセスしたり、最新版を常に参照できるようになれば業務効率が上がります。
選定ポイントは「十分なストレージ容量とアップロード速度があること」「フォルダ／ファイルごとに柔軟なアクセス権設定ができること」「ファイルの暗号化やウイルススキャンなどセキュリティ対策が万全であること」です。
- Dropbox Business 個人向けクラウドストレージDropboxの法人版。 シンプルな操作でフォルダを共有し、PC間で同期できる使い勝手の良さが支持されています。 ビジネス向けプランでは容量無制限オプションもあり、大容量データのバックアップにも利用可能です。 管理者向けにチームやメンバーのアクセス権を一元管理するコンソールが提供され、共有リンクにパスワードや有効期限を付与する設定も可能です。 ファイル操作ログを監査したり、リーガルホールド（法的保全）のために削除ファイルを一定期間保持する機能など、企業利用を想定したセキュリティ機能が充実しています。
- Googleドライブ Googleアカウントで利用できるオンラインストレージ。 15GBまで無料で使え、ドキュメントや画像など様々な種類のファイルを保管・共有できます。 複数人で同じGoogleドライブフォルダにアクセスすれば、共同編集したファイルやスプレッドシートを一箇所にまとめて管理できます。 各ファイルは個別に共有範囲を設定でき、特定ユーザーへの閲覧・編集権限付与やリンク共有（リンク知っている全員・社内のユーザー限定など）を柔軟にコントロール可能です。企業向けのGoogle Workspaceを使えば無制限ストレージも利用でき、IPアドレス制限やデバイス管理といったセキュリティポリシーも適用できます。
- Box／DirectCloud-BOX 企業向けに特化した高セキュリティのクラウドストレージサービス。 Boxは世界で広く使われており、無制限の容量と120以上のファイルプレビュー対応、7段階に及ぶ細かなアクセス権限設定が特徴です。 たとえば「閲覧のみ」「編集可（ダウンロード不可）」など用途に応じて制限をかけられるため、機密ファイルも安心して共有できます。 管理者はユーザーごとの操作ログを詳細にレポートで確認でき、コンプライアンス遵守にも役立ちます。 DirectCloud-BOXは国内企業によるサービスで、ファイル自動暗号化や端末認証、ログインの二重（同時）禁止など万全のセキュリティ機能を備えています。 重要情報を扱う部署や官公庁などでの利用実績もあり、セキュリティ重視の企業に適しています。
セキュリティのポイント オンラインストレージ利用時に最も気を付けるべきは、アクセス権限の管理とデータ暗号化です。 部署フォルダごとにアクセスできる社員を限定したり、外部共有リンクには必ずパスワードを設定するなどの運用ルールを徹底しましょう。 クラウド上のデータは通常サーバー側で暗号化されていますが、特に機密性の高い情報はアップロード前に自前で暗号化ZIPにするなど二重の対策を講じることも検討してください。また、社外からストレージにアクセスする際は、必ず安全なネットワーク経由で行うことが大切です。 公共Wi-Fiを使う場合はVPNを利用する、あるいはストレージ自体をVPN越し専用サービス（例：Box over VPN）で契約し、インターネットを介さず専用線で接続できるようにする手段もあります。 万一に備え、重要ファイルは定期的に別媒体へバックアップを取得しつつ、ストレージ提供元の障害情報やセキュリティアップデート情報にも目を配り、常に最新の安全策を適用しましょう。
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リモートアクセスツール：社内システムへ安全につなぐ
在宅勤務中に社内のファイルサーバーや業務システムへアクセスしたい場合、リモートアクセス環境を整える必要があります。
オフィス内限定で利用できる社内システムがある企業では、テレワーク導入にあたりこの課題に直面することが多いでしょう。
リモートアクセスを実現する代表的な方法には「VPNの利用」「リモートデスクトップ（遠隔操作）」「仮想デスクトップ（VDI）」の3つがあります。それぞれの概要とポイントを押さえて、業務に適した方法を選びましょう。
- VPN（仮想プライベートネットワーク） 社外のPCやスマホから社内ネットワークに安全に接続する技術です。 VPNクライアントソフトを用いて自宅や出先から社内LANにトンネル接続し、あたかも社内にいるかのようにファイルサーバーや社内Webシステムにアクセスできます。 通信は暗号化されるため第三者に傍受されにくく、在宅勤務での基本的なセキュリティ対策となります。 注意点は、VPN接続用のID・パスワードが漏えいすると不正侵入される恐れがあることです。 必ず多要素認証を導入し、可能ならば特定の端末からのみ接続を許可するデバイス認証も組み合わせましょう。 また、同時接続数や帯域に限りがあるため、従業員数に見合ったVPN装置やサービスを選定することも重要です。
- リモートデスクトップサービス オフィスにある自分のデスクトップPCや会社が用意した仮想マシンに、遠隔から操作を行う方式です。 Windows標準のリモートデスクトップ（RDP）や、TeamViewer・AnyDeskといったリモート操作専用ソフトを使うことで、自宅PCから社内PCを遠隔制御できます。 これにより社内PC内のデータやアプリケーションに直接アクセスでき、生産性を維持できます。 ただしRDPをインターネット経由で直接公開するとセキュリティリスクが高いため、RDPポートは公開せずVPN越しに利用するか、TeamViewerのような認証・暗号化機能がしっかりしたサービスを使うようにします。 リモートデスクトップ利用時は接続元・接続先双方で画面ロックの徹底やクリップボード経由のデータ持ち出し制限など運用面の対策も必要です。
- 仮想デスクトップ（VDI） 仮想化技術を用いて社内サーバー上に仮想PC環境を構築し、各従業員は手元の端末からネットワーク経由でその仮想デスクトップにログインして業務を行う方式です。 端末側にはデータを保存させず、すべてサーバー内に情報を置くため、端末紛失時でも情報漏えいリスクを低減できます。 代表的なVDIソリューションとしては、VMware HorizonやCitrix Virtual Apps/Desktop、クラウド型のMicrosoft Azure Virtual DesktopやAmazon WorkSpacesなどがあります。 高いセキュリティと中央集権的な管理が利点ですが、サーバーやネットワークに大きな初期投資が必要であり、中小企業ではハードルが高い場合もあります。 その場合は、VDIほど本格的ではなくてもクラウド上のデスクトップ共有サービス（例：Windows 365 Cloud PC）など手軽な代替もあるので検討すると良いでしょう。
セキュリティのポイント リモートアクセス環境では、「誰がどこから社内に入れるか」を厳格に管理することが肝心です。VPNにせよリモートデスクトップにせよ、認証情報が漏れた場合に悪用されないよう接続元IPアドレスの制限をかけることが有効です。 例えば、社内システムの管理画面等はあらかじめ許可した固定IPアドレスからしかアクセスできないようネットワーク設定しておくと、不特定多数からの不正アクセスを遮断できます。 ただし自宅のインターネット回線は動的IPで変わることも多いため、固定IPを利用できない従業員には固定IPサービスを活用する方法があります（後述）。また、社用PC以外から社内ネットワークに入らせないことも重要です。 MDMなどを導入し、会社貸与デバイスのみVPN接続許可にしたり、証明書を配布して登録端末だけ認証を通す仕組みにすることで、私物端末からのアクセスやなりすまし接続を防止できます。 加えて、リモートアクセスの接続記録を残し、誰がいつどのデータにアクセスしたかをログ管理することで、万一の不正も後から追跡できるようにしておきましょう。
セキュリティ対策ツール・サービス：攻めと守りのバランスを取る
最後に、テレワーク環境全体の情報セキュリティを底上げするためのツールやサービス選定ポイントについて解説します。
コミュニケーションやファイル共有など各カテゴリのツールを導入しただけでは、安全性に不安が残る場合があります。
端末自体の保護やユーザー認証の強化、クラウドサービス全体の安全管理といった視点から、必要なセキュリティ機能を備えたソリューションも併せて検討しましょう。
ただし、セキュリティを強化するツールはPC動作を重くしたりユーザーの利便性を損なうケースもあるため、導入後に業務の快適さが損なわれないかを見極めて選ぶことが重要です（無料トライアル期間で実機検証するなどして確認しましょう）。
代表的なセキュリティ機能・ツール例
- 多要素認証（MFA）ツール 各種クラウドサービスやVPNのログイン時に、ID・パスワードに加えてワンタイムパスコードやスマホ承認を要求する仕組みです。}Microsoft AuthenticatorやGoogle認証システム、または専用のハードウェアトークンなどで実装できます。 MFAを導入すれば資格情報の漏えいだけでは不正ログインされにくくなるため、テレワークで利用するあらゆるサービスで有効化を検討しましょう。 ユーザーに追加の手間がかかりますが、最近はワンタップ承認など利便性に配慮した仕組みも普及しています。
- エンドポイントセキュリティ（ウイルス対策・端末暗号化） 社員が利用するPCやスマートフォン自体のセキュリティ対策です。 在宅勤務では社内LANのファイアウォールに守られていないため、各端末に最新のウイルス対策ソフトを導入しリアルタイムスキャンを有効にしておく必要があります。 OSやソフトウェアを常に最新バージョンにアップデートする仕組み（パッチ管理）も重要です。 Windowsの場合、BitLockerによるハードディスク暗号化を有効化し、万一ノートPCを紛失しても第三者がデータを読み取れないようにしておきます。 これらの処置はユーザー任せにせず、集中管理ツールで適用を強制・確認できるようにすると確実です。
- MDM（モバイルデバイス管理）ツール 社員のPC・スマホ・タブレットなど業務端末にポリシーを一括適用できる管理サービスです。たとえば端末の利用アプリを制限したり、Wi-FiやVPNなど各種設定を遠隔配布することができます。 代表的なMDMとして、Microsoft Intune（エンドポイントマネージャー）やJamf（Mac向け管理）、国内ベンダーのOptimal Bizなどがあります。 MDMを導入しておけば、テレワーク中の端末を管理者がリモートで監視・制御でき、OSバージョンが古い場合に通知・強制アップデートしたり、紛失時には遠隔ロック/ワイプ（初期化）することも可能です。 従業員のプライバシーに配慮しつつ業務データを守るうえで、MDMは心強い武器となるでしょう。
- アクセス制御ソリューション（IP制限・シングルサインオン等） 複数のクラウドサービスを利用する企業では、サービスごとに個別にセキュリティ設定を行うのは手間です。 そこで、アクセス制御に特化したソリューションを導入するケースもあります。 例えば、HENNGE OneのようなIDaaS（Identity as a Service）では、Office 365やGoogle Workspaceなど主要クラウドへのログインを一括で管理し、社のポリシーに沿ってアクセス元IPアドレスやデバイスの状態チェックを行った上でしかログインさせないようにできます。 これにより許可されたネットワーク・端末からのみ業務データにアクセス可能となり、セキュリティインシデントを大幅に減らせます。 また、SSO（シングルサインオン）によりユーザーは一度の認証で複数サービスを利用できるため、パスワード管理の煩雑さも軽減され利便性と安全性を両立できます。
セキュリティと利便性のバランス テレワークにおけるセキュリティ強化策は数多く存在しますが、最終的に重要なのは「安全策を徹底しつつ、現場の使い勝手を損ねないこと」です。 高度な機能を持つツールでも、使いにくければ現場に定着せず宝の持ち腐れになってしまいます。 ですから、ツール選定の際には実際に一部チームで試用してもらい、操作感や業務フローへの影響を確認するプロセスを取り入れましょう。 クラウド提供される多くのサービスは無料トライアル期間がありますので、複数候補を比較検討し、自社の要件に合致するかテストすることをおすすめします。 導入後も定期的にユーザーから意見を集め、アップデート情報をキャッチアップしながら設定の見直しや研修を行うことで、セキュリティと利便性を両立したテレワーク環境が維持できます。
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ロリポップ！固定IPアクセスでテレワーク環境をより安全・便利に
テレワークの生産性とセキュリティを高めるソリューションの一つとして、当社GMOペパボが提供する「ロリポップ！固定IPアクセス」があります。
これは固定IPアドレスを割り当てたVPNサービスで、自宅やカフェなどどこからでも常に同じ固定IPアドレス経由で社内ネットワークや特定のサービスにアクセスできるようになるものです。
月額539円（税込）という国内最安値で申し込み当日から利用可能で、専用アプリに設定ファイルを読み込むだけの簡単手順で接続できます（VPNプロトコルには高速・安全なWireGuardを採用）。
「固定IPアクセス」でできること たとえば社内の業務システムやサーバー管理画面を「特定のIPアドレスからのみアクセス許可」と設定している場合、本サービスを利用すればテレワーク中でも常に許可IPから接続する形となるため、不正なIPからのアクセスはブロックされ高い安全性が確保できます。 また、複数人で同じ固定IPを共有することもできるので、チーム全員で統一されたIPからクラウドサービスにアクセスしたい場合などにも有効です。 従来はプロバイダの固定IPオプション契約が必要でしたが、ロリポップ！固定IPアクセスなら現在のネット回線を変更せず手軽に導入できます。 個人から法人まで利用可能で、必要なライセンス数も1単位から柔軟に増減できるため、スモールスタートから全社展開まで対応します。
利便性とセキュリティの両立 固定IPアクセスによりIP制限という強力なセキュリティ施策を講じつつ、テレワーク中の社員にとっては「常にVPN接続するだけで社内システムに入れる」「面倒な二段階認証を毎回入力する代わりに信頼済みIPでスムーズにアクセス」といったメリットも享受できます。 操作は一度設定してしまえばワンクリックで接続可能なためITリテラシーが高くない社員でも安心です。 ロリポップ！レンタルサーバーをご利用中の方はもちろん、他社サービスのみを利用している方でも独立したVPNサービスとしてお使いいただけます。 テレワークのセキュリティ強化策として、ぜひ「ロリポップ！固定IPアクセス」で手軽にIP制限と利便性向上を実現してみてください。 詳細やお申し込み方法は当社公式サイトでご案内しておりますので、興味のある方はご確認ください。
